Track your business expenses

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It’s a terrific adventure to own a business but, it’s not as we are seeing in movies where everything just works because you have passion. Most of the time, a business fail because of a bad money management.

Don’t be your business slave, turn your business into an opportunity for you and your clients by answering the following questions:

  • How can I control my expenses?

  • Should I write a budget?

  • Where can I find the tools to track my finances?

Stay open to deal with problem and be able to grow

Since you’ve already started your business, even though it’s not going as planned, you are making sales at time. That’s why the first step should be about setting a budget.

You don’t have to be an accountant to get it (feel free to hire one if you have enough money to do so) because the sole purpose of a budget is to list your needs and expenses. Use them as your arrival point by asking yourself: what should I do to cover those expenses? There’s a lot of ways to find and an answer (increase sales, diversify sales channel, reach for a bigger market, choose a niche, prioritize some expenses over some others, etc…).

Organizing is just one big game of Tetris

Step 1: List your all your business expenses

You can download a template by following the link “template”

Step 2: Schedule your expenses

There is 4 sets of expenses: one-time, recurring, fixed and variable.

Take the test

Step 3: Spend money to get money

List the expenses which are related to a profit boost for example SEA management, lunchboxes (if you are restaurant making deliveries), etc… Again you can use the following template to make it easy for you.

Step 4: Tools to facilitate your budget creation

You can use an accounting or any other planning software. But, if you’re not used to filing your taxes, maybe you should refer to an accountant, it’s better to delegate when you don’t have the capabilities to perform some activities.

 

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Comment lever des fonds ?

 

Pour toutes nouvelles organisations, le capital peut se retrouver au centre des besoins pour la simple et unique raison que la monnaie lubrifie les échanges 😀

Débuter un projet, une association ou une entreprise est très excitant au départ, toutefois, c’est un challenge qui demande un bon plan d’affaire, une gestion sérieuse et des fonds suffisants pour fluidifier le déploiement de votre organisation/projet.

Avec autant d’éléments en jeu, comment faire pour s’en sortir ?

Calculer les coûts de lancement, fonctionnement et d’investissement pourrait vous aider à visualiser plus clairement comment atteindre le break event (les dépenses=entrées d’argent) et donc de définir le coût de vos offres ainsi que des possibles stratégies commerciales.

Si vous arrivez dès lors à réunir le capital nécessaire, votre idée se rapprochera davantage de sa matérialisation.

Savoir ce qu’on veut vraiment : s’organiser

Pas besoin d’un logiciel sophistiqué, vous pouvez le faire avec un stylo et un format A4 : lister vos dépenses et activités. Restez organisés et posez vous des questions pragmatiques comme :

  • Est-ce que j’aurais besoin d’un local ? si oui quelle surface serait idéale ?

  • Combien pour un loyer et les factures liées au loyer (eau, courant, propreté) ?

  • Aurais-je besoin d’avoir une licence/patente ?

  • Quels sont les autres frais administratifs pour le lancement ?

  • Quels sont les frais administratifs récurrents durant le fonctionnement ou le déploiement de mon organisation ?

  • Aurais-je besoin d’un staff ?

  • Quel serait le coût d’une étude de terrain ?

Après avoir répondu de façon chiffrée à ces questions, faites une liste des dépenses liées à la production de vos services/produits (exemple : un couturier aurait besoin d’un fils particulier pour ses finitions)

Maintenant que c’est fait, il est temps de classer ces dépenses dans un tableau « dépenses variables », « dépenses fixes » et « dépenses administratives ». Quand c’est fait, estimez ces dépenses sur 1 an et sur 3 ans.

N.B : il s’agit là d’estimer vos dépenses, selon la situation de marché, les coûts mentionnés pourraient varier, donc restez prudents et flexibles.

C’est fait ! Comment lever les fonds ?

Une autre étape sensible est celle de la disposition du capital. Il existe plusieurs façons de financer votre projet/organisation :

Financement propre

L’option idéale, parce que vous gardez le contrôle total et vous êtes à l’abris des dettes ou d’engagements qui pourraient s’avérer plus couteux que rentables.

Venture Capital

Dans ce cas de figure, les investisseurs mettent un capital à votre disposition en échange de parts dans votre organisation. Un peu comme si votre meilleur ami met 100.000 à la disposition de votre business et après chaque vente, vous lui donnez 5000.

L’avantage ici est que vous n’êtes pas endetté, mais vous rémunérer le risque pris par l’investisseur, ce risque est d’ailleurs garanti par le fait qu’il devient l’un des propriétaires (comme vous et beaucoup de grandes entreprises dans le monde). Il s’agit de garantie pour la simple et bonne raison que l’investisseur aussi a son mot à dire dans la prise de décisions, c’est sa façon de réduire le risque encouru.

Crowfunding

Une nouveauté grâce à internet. Ici, il est question de se tourner vers des plateformes où les personnes intéressées par votre projet pourraient vous faire parvenir de petites sommes. En général, ces personnes n’attendent pas de rémunération du capital mis à disposition, mais afin de remercier leur engagement, il est bienséant de leur faire parvenir un cadeau symbolique par exemple l’un de vos produits, faire une annonce publique de remerciement.

Le challenge ici est que votre projet n’est pas le 1er sur la plateforme alors, à vous de développer une stratégie de communication assez étincelante pour que vous puissiez atteindre vos objectifs financiers.

Banque

Le principal préteur dans nos économies est la banque commerciale. Les banques mettent à disposition des prêts selon des critères assez stricts donc prenez le temps de bien étudier ce qui vous est proposé avant de dire oui. Certes, vous ne perdez pas de pouvoir dans votre organisation mais votre engagement est de rembourser le prêt selon les échéances prévues.

En fin de compte

Nous sommes conscients qu’accéder au capital n’est pas toujours la chose la plus évidente, le poids du contexte peut davantage durcir les choses. C’est pourquoi nous travaillons avec les TPE et PME, analysons leurs besoins afin de mettre sur pieds la méthode qui pour eux serait la plus adaptée.

 

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How to create profitable products/services

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You can have the best product, but It doesn’t matter if the market isn’t there or your product doesn’t properly meet the market needs.

To have a better understanding of this, think about the smartphone we used as an example or any other product/service you used this week. Now ask yourself the following questions:

  • Who will use my product?

  • What problems do they have?

  • How can my product help solve their problems?

As you might be already understanding, your products/services have to be market-oriented.

The simplest form of your product/service

You can use it to test if you’re solving people’s problems (and attracting a good amount of interest). If everything has been done correctly, then it will be much easier to finalize the product and market it later. Also called MVP (minimum viable product), this is the simplest form of your product/service you can use to make sales.

Ideation – designing – building the simplest form of your product/service

Benefits of building the minimum viable package

It come down to 2 major questions:

Focus on building the core

It focuses on one idea, and it does not include any other function. The approach of the MVP belongs to your entrepreneurial ideology & culture. Having some of the main features can reduce the cost of the product/service development.  It helps you strengthen the value proposition and design sales strategies.

Early testing opportunity

It is good to find out from the beginning, if your idea will work without investing your whole budget. The MVP offers the possibility to find out your potential users’ opinion, and how the market will react to your final product/service. It could even be used as a way to fund part of your product/service.

Allows market validation

It should present your brand well to the users and show them how your project is unique compared to others in its category.

Budget-friendly

Your financial resources are focus on building the core of “what would work”. It is an easy way to test the market economy maturity level.

Key performance indicators

Since it’s your product/service, you should nurture it by take care of the “nutriment” it really needs. In order to do so, while testing your MVP, monitor the following checkpoint:

Word of mouth
Some studies show that referrals tend to help business close deals easier than any other type of communication method.

Engagement
If your product/service create engagement, then your potential market noticed it and could be waiting for your to improve or continue what you’re offering.

Client acquisition cost (CAC)
You must know how much it costs to get a paying customer. This helps you stay updated on whether your marketing efforts are effective, or changes need to be made. (CAC = Money spent on traction channel / Number of customers acquired through the channel).

Client Lifetime Value (CLV)
It demonstrates how much time a user spends on the app before uninstalling, or stopping to use it. (CLV= (Profit from a user *App usage duration).

Churn
It shows the level or percentage of people who have uninstalled, or stopped using your product/service. (Churn = Number of churn per week or month / Number of users at the beginning of the week or month).

Yeah it works, For real!! below are some example:

Last checkup

Now let’s do the last checkup on how to build your MVP:

  1. Define Success

  2. Define The Minimum

  3. Define The Viable

  4. Define Services

  5. Define The Stack

  6. Request feedback from users

  7. Define The Persistence Layers

  8. Define The First Strategy For Each Service/Product

  9. Deploy

 

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Créer une base de clients grâce au branding

Lorsque vous voulez créer votre publicité, pensez toujours aux points communs entre vous et vos cibles :

Vous êtes constamment bombardés de publicités et quelques fois c’est difficile d’y prêter attention.

Le contexte en Afrique ; du fait que la culture d’achat soit liée à paramètre tel que: “la négociation d’un produit que le client touche physiquement”.

Et bien, le marché adopte donc très souvent une attitude de méfiance face à la publicité.

Ne soyez pas découragés, bien au contraire, ça donne une autre information capitale : la vente doit porter un caractère personnalisé, en d’autres termes, votre produit/service doit refléter les valeurs ou l’identité de vos cibles. Par exemple, en vous baladant aux marchés, vous remarquerez que les vendeurs envoient généralement un émissaire (au Cameroun, on dit apacheur) qui a pour habitude de chercher le contact physique (prendre la main d’une cible pour lui montrer le magasin) ou le contact verbal (en appelant une cible par un prénom commun). Cette technique a pour but de briser la distance perçue entre la cible, le vendeur et le produit pour ensuit inciter à l’achat.

Construire l’authenticité de sa marque

Il s’agit de donner à sa marque un côté rassurant et humain pour toucher une cible particulière. Mettre sur pieds cette authenticité vous demandera donc d’être loyal avec vos cibles et de mettre sur pieds un storytelling à travers lequel ceux-ci peuvent se reconnaitre. Les 3 facteurs clés à travers lesquels l’authenticité de votre marque se jauge sont :

  • Votre engagement à produire de la qualité.

  • Votre gestion du parcours-client (le client ne doit pas sentir abandonné, non respecté ou abusé).

  • L’héritage/l’esprit promut par vos produits/services.

Construire tout cela ne vous demande pas d’avoir au compteur 2000 ans, mais vous devez surtout présenter vos produits d’une façon qui met en avant les valeurs de la marque et votre passion pour votre travail. C’est à travers cela que vous donnerez à vos cibles l’opportunité de se reconnaitre à travers vos produits/services.

L’authenticité de votre marque pourrait rapidement faire la différence entre vous et vos concurrents car ne l’oubliez pas, les clients sont des personnes qui sont prêtes à dépenser pour satisfaire un besoin ; devenez la marque vers laquelle on se tourne instinctivement.

Comme vous avez surement dû le ressentir, il y a aussi a nécessité d’avoir une vision. Pas la vision de base : « je veux réussir », mais la vision profonde qui guide votre travail. Pour mettre celle-ci sur papier, il vous faudra être capable de répondre à 4 questions :

  1. Pourquoi faites-vous ce que vous faites ? Pensez à votre passion, ce qui vous inspire et vous donne envie de vendre des services/produits qui sortent du lot.

  2. Quelle et la spécificité qui est au cœur de la fabrication de vos produits ou de la mise sur pieds de vos services ? En quoi votre technique de production/distribution se rapproche de ce que les cibles recherchent.

  3. De quelle façon votre marque voudrait-elle marquer son temps ? Une marque bien gérée peut se transformer en symbole fort qui s’oppose à un problème précis.

  4. Votre marque voudrait éliminer quel problème social ? Il s’agit ici de démontrer le coté éthique et humain de votre marque.

Utilisez vos réponses pour devenir capable de formuler une vision claire pour votre business. Rassurez-vous de toujours trouver un moyen de mettre cette vision en avant dans vos supports publicitaires. Par exemple : la vision de Google est “Organize the world’s information and make it universally accessible and useful”. (PS : La langue peut quelques fois avoir sa place dans ‘expression de votre vision car la langue est liée à la culture). Une phrase aussi simple suffit pour donner à Google sa dimension dans la perception qu’on a de cette organisation, eh bien vous devez faire pareil : donner une dimension spéciale à votre marque.

Les 4 dimensions de votre business

Votre narration

Il s’agit de l’histoire qui parle des origines et du chemin de votre marque, n’oubliez pas de préciser pourquoi vous voyez les choses au-delà de l’argent (ça rassure les prospects).

L’intérêt

Créer un produit ou des services signifie répondre à un problème précis d’une manière qui sera accessible à la niche ciblée. Donc vous devez être capable de dire à vos prospects ce qu’ils gagneraient en devenant vos clients.

Ce qui vous rend différent

N’oublions pas que vous vendez des services ou des produits, donc il faudrait garder à l’esprit ce qui rend non seulement votre marque différente, mais aussi les facteurs (distribution méthode de vente, support de communication, service après-vente, etc…) qui vous différencient des concurrents.

Votre Passion

Montrez à vos clients à quel point vous êtes passionnés par votre entreprise, cet enthousiasme finira par contaminer vos cibles.

Au finish

Cultivez l’authenticité de votre marque sans négliger de la mettre en avant dans vos canaux marketing (site web, réseaux sociaux, publicité, etc…partout où votre marque sera visible).

Comment trouver la bonne idée d’entreprise?

Il semble logique que vos idées doivent être pertinentes, toutefois l’ambiguïté réside dans la capacité de reconnaître celles qui en valent la peine. Il y a des idées qui sentent mauvais dès le départ (exemple : des tessons de bouteilles au menu d’un restaurant). Il y a aussi des idées qui à première vue ne semble pas intéressantes mais s’avèrent être des vaches à lait.

Si on veut être honnêtes et réalistes eh bien, on dira qu’il n’y a pas d‘idée parfaite et infaillible. Dans les faits, il existe plutôt des techniques pour s’assurer de la réussite de son projet.

Etape de la prise de conscience

Stabiliser l’idée

Maintenant, il faut se demander : parmi vos aptitudes, lesquelles pourraient permettre de résoudre un des problèmes notés à l’étape précédente. Résoudre ce problème vous passionnerait-il ?

Revenons à Gigi, elle a le cœur sur la main et a un bon carnet d’adresse, elle pourrait développer des programmes de réinsertion sociale ou de prise en charge d’enfants de la rue par des orphelinats. Ce serait une idée magnifique pour Gigi parce que ça lui permet de mettre en commun ses aptitudes et sa passion pour résoudre un problème concret.

L’idée de Gigi pourrait sembler parfaite, mais ne vous tuez pas à attendre l’idée parfaite, il est même fort probable une vous ne soyez pas en mesure de faire un business plan complet à ce stade de l’expérience.

Si vous avez des doutes sur votre idées c’est une bonne chose, étudiez comme les risques perçus peuvent être mitigés ou si l’idée mérite vraiment votre énergie. Quand vous serez fixés sur votre idée, rassurez qu’il y ait un marché existant pour ce dernier, gardez à l’esprit qu’il s’agit de résoudre un problème concret.

Faites une liste des mots clés liés à votre projet d’entreprise et tapez les dans un moteur de recherche, et répondez aux questions :

  • Comment ce problème est-il actuellement géré ?
  • Y a-t-il des variables qui vous ont échappées ?
  • Comment les usagers des solutions actuelles intègrent celles-ci dans leur routine ?
  • Que pourriez-vous améliorer ?

Maintenant recherchez les mots clés de départ dans les réseaux sociaux, et observez :

  • S’il y a des services comme le votre se retrouvent sur ces plateformes. Si oui suscitent-elles un intérêt constant ?
  • Que pouvez-vous apprendre de ces structures pour améliorer votre produit ou lui donner un côté plus spécifique ?

Affrontez la réalité

N’ayez pas peur de la concurrence, elle pourrait vous aider à vous améliorer, ne vous découragez donc pas si vous n’êtes pas l& 1ère personne à faire ce que vous prévoyiez faire. Pas besoin de réinventer le fils à couper le beurre, résolvez juste un problème pratique mieux que vos concurrents. Pour vous en assurez, étudiez vos concurrents et demandez-vous comment vous pourriez :

  • Offrir des services de meilleure qualité.
  • Approcher une partie du marché qui est délaissée.
  • Créer une meilleure expérience client.

Par exemple, Gigi pourrait découvrir qu’il y a des associations qui placent déjà des enfants de la rue dans des orphelinats mais que ces derniers faute de moyens ne sont pas toujours en mesure de tenir les enfants nouvellement recueillis. Elle pourrait alors développer un programme d’accompagnement et de soutient d’orphelinats qui reçoivent des enfants de la rue.

Quelle que soit la nature de votre projet, il doit être capable de générer des ressources pour lui permettre de pouvoir se financer et continuer à être efficace.

N’oubliez jamais de chercher à avoir un feedback sur votre projet, n’oubliez pas que vous résolvez un problème pour des personnes qui ne sont pas VOUS. Obtenez ce feedback de personnes en qui vous avez confiance, de personnes qui pourraient avoir besoin de vos services/produits (le MVP c’est la nerf de la guerre). Restez ouvert aux critiques constructives et restez flexibles.

En récap :

Pour vous rassurez que vous avez tout ce qu’il faut pour un début, nous avons prévu une liste :

  • Lister vos aptitudes.
  • Lister vos centres d’intérêts et ce qui vous passionne.
  • Lister des problèmes pratiques que vous observez dans votre environnement.
  • Evaluer le temps que ça prendrait de démarrer votre business.
  • Evaluer si vous avez les ressources suffisantes (personnel, technique, outils, argent, autorisation).
  • Lister les personnes de confiance qui pourraient donner un feedback constructif du projet.

N’oubliez pas utiliser ses aptitudes pour résoudre un problème concret qui vous passionne c’est très important.

Bonne chance pour la suite, si vous avez besoin de davantage de soutien, ou si vous avez un projet qui nécessite un accompagnement alors contactez-nous :

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